Met de AG Accelerated ACTIVATE-methodologie is de upgrade, die vijf jaar aan veranderingen beslaat, succesvol en binnen planning gerealiseerd.
Customer Success Stories
AG realiseert S/4HANA-upgrade voor Spirit Energy
Speak to an SAP expert today
Executive Summary
End-of-support noodzaakt S/4HANA-upgrade
In 2022 stond de organisatie voor een noodzakelijke overgang: van SAP S/4HANA 1610 naar de meest recente versie. De upgrade van de 2016-release naar de 2021-release betekende een aanzienlijke sprong. De vijfjarige kloof tussen de versies bracht extra complexiteit met zich mee vanwege de cumulatieve wijzigingen in functionaliteit en architectuur.
Spirit Energy gebruikt S/4HANA voor finance, inkoop en plant maintenance. Het systeem vervult een bedrijfskritische rol binnen de operatie en fungeert als centrale databron en verwerkingsplatform voor onderhouds-, financiële en inkoopprocessen.
De planning van de upgrade moest zorgvuldig worden afgestemd op het einde van het boekjaar en geplande onderhoudsactiviteiten, waarbij olie- en gasinstallaties tijdelijk worden stilgelegd. Door de beperkte beschikbaarheid van weekendvensters voor het stilleggen van het productiesysteem was strikte naleving van de projectplanning essentieel. Het missen van het geplande upgradevenster had kunnen leiden tot een vertraging van maximaal drie maanden.
AG upgrades S4HANA for Spirit Energy
8:39
De uitdagingen
- 1Spirit Energy moest upgraden van de 2016-versie van SAP S/4HANA vanwege het aflopen van de standaardondersteuning.
- 2De tijdsplanning werd begrensd door het einde van het boekjaar van Spirit Energy en geplande onderhoudswerkzaamheden aan de installaties.
- 3De bestaande SAP S/4HANA-oplossing had een complexe configuratie en was geïntegreerd met diverse andere applicaties voor rapportage, projectmanagement en procesautomatisering.
AG gekozen vanwege commerciële scherpte en bewezen expertise
Na een competitieve aanbestedingsprocedure koos Spirit Energy voor AG om de upgrade te begeleiden en te implementeren. Een scherp commercieel voorstel, gecombineerd met een bewezen staat van dienst in het succesvol opleveren van projecten, gaf de doorslag. Daarnaast wekte AG’s focus op de upstream olie- en gassector en de diepgaande sectorkennis van het team vertrouwen in het vermogen om de specifieke projectvereisten te doorgronden.
AG ondersteunde het team van Spirit Energy tevens bij het inzichtelijk maken van de kansen die de upgrade bood. Dit omvatte onder meer de mogelijkheid om over te stappen op SAP Fiori voor het eenvoudiger ontwikkelen en configureren van apps, evenals de inzet van een nieuwe asset maintenance-oplossing binnen S/4HANA ter rationalisatie van het bestaande applicatielandschap.
De oplossing
- 1AG bracht specialistische kennis van de olie- en gassector in, gecombineerd met de Accelerated ACTIVATE-methodologie voor een succesvolle upgrade.
- 2AG voerde de technische upgrade uit. Dit omvatte verplichte functionele aanpassingen die zijn geïdentificeerd via de SAP Readiness Check-tool, evenals code-aanpassingen voor maatwerkontwikkelingen.
- 3AG voerde uitgebreide tests uit en coördineerde met andere solution providers die geïntegreerd waren met SAP S/4HANA.
Werken met maatwerk en integraties
De SAP-implementatie kende, zoals veel on-premise omgevingen, een hoge mate van maatwerk. Na de oprichting van Spirit Energy in 2017, als gevolg van de fusie van upstream olie- en gasactiviteiten van Centrica en Bayerngas, erfde het bedrijf het SAP-platform van Centrica uit 2013. Deze oorspronkelijke inrichting was afgestemd op uiteenlopende bedrijfsvereisten van Centrica destijds. Een deel van deze configuratie is nog steeds aanwezig in het huidige systeem, ondanks dat deze niet volledig aansluit op de huidige behoeften van Spirit Energy.
Zoals gebruikelijk was het SAP-platform geïntegreerd met diverse andere applicaties en add-ons. Hieronder vielen onder meer Prometheus voor kortetermijnplanning, Primavera voor langetermijnplanning, GLSU voor het uploaden van financiële journaalposten, OpenText voor factuurarchivering, Microsoft Power BI voor rapportage, Winshuttle voor dataloading en UiPath voor robotic process automation (RPA). Daarnaast maakte Spirit Energy gebruik van AG’s Smart Inspections SAP add-on. De aanwezigheid van deze meerdere integraties en uitbreidingen verhoogde de complexiteit van de upgrade. AG waarborgde na de upgrade de volledige en continue werking van al deze geïntegreerde componenten.
Een gecontroleerde en tijdige upgrade
Als SAP Gold Partner zette AG de Accelerated Activate Methodologie in, waarbij nauwe samenwerking met de klant centraal staat om het project tijdig op te leveren. Zo worden bevindingen in overleg met de klant geprioriteerd, zodat unit testing en system integration testing kunnen doorgaan, terwijl bevindingen met een lagere prioriteit tijdelijk open blijven. Deze worden later opgelost voorafgaand aan de user acceptance testing.
Daarnaast werkt AG samen met business users om de testplanning te optimaliseren en duplicatie van testactiviteiten te voorkomen, wat tijd bespaart voor zowel de klant als het projectteam.
De Accelerated Activate Methodologie voor S/4HANA upgrade omvat bovendien bewezen business testscenario’s voor de energiesector, waardoor de doorlooptijd van het project verder wordt verkort.
AG was responsible for:
- SAP technical upgrade
- Mandatory functional changes identified by the SAP Readiness Check tool
- Code remediation changes for customised programs and interfaces
- Detailed functional testing to validate the business processes
- Coordination with third parties to support the upgrade
- Detailed project management including project governance, reporting, and stakeholder and risk management
To extend the support life for as long as possible, Spirit Energy adopted the latest version of S/4HANA, which at the time was 2021.Project faced technical challenges due to software stability. This introduced technical hurdles that required collaboration with SAP to address within the project timeline. To ensure timely completion, technical queries were escalated to SAP at the earliest stages to allow for sufficient response time. This proactive approach by AG's team eliminated the risk of delays arising from unresolved issues identified during the final testing phase and kept the project on track.
The upgrade went live with one low priority cosmetic defect outstanding, awaiting a response from SAP. AG put a process in place to release that change after the launch. Our team prioritised tasks effectively. When defects arose, we proposed workarounds to maintain progress. We ensured Spirit Energy was informed about the potential impact of any encountered issues.
Effective project management
Demonstrating a high degree of self-sufficiency, AG managed the project independently, keeping the client informed through regular updates. AG’s team conducted integration testing internally before user acceptance testing with regular monthly updates to the steerco at first, increasing in frequency closer to the go-live date.
AG were the senior partner for project management, working with a coordinator within Spirit Energy. The AG team also took on the responsibility for liaising with third parties, including the hosting partner and the companies that make the add-ons and integrated applications.
AG recognised the potential gaps in third-party responsibilities that could impact the project timeline and proactively took ownership of those areas to ensure a smooth project execution.
The Result
- Despite a challenging schedule, the upgrade completed on time.
- The new platform creates opportunities for Spirit Energy to adopt a new asset maintenance solution and new cloud-based functionality for creating and customising apps.
Delivered on time
The project began on 4th April 2022 and went live, on schedule, on 12th September 2022. The go-live date was followed by four weeks of hypercare.
Spirit Energy has now tasked AG with providing functional support for Basis and applications, as well as ongoing project work. AG’s deep expertise as a trusted SAP partner to the client brought significant value to the project.
This successful project completion highlights how AG can run a smooth, efficient, and timely technical upgrade. We delivered the project within a tight timeframe, ensuring everything functioned as intended reflecting a commitment to quality and client satisfaction, making AG a strong choice for similar undertakings.
Contact us today...