Customer Success Story
AG realiseert kostenbesparingen met SAP Embedded GRC
In slechts 16 weken werkte AG samen met een toonaangevend Europees energiebedrijf aan de succesvolle migratie van een kostbaar standalone GRC-systeem naar de embedded GRC-functionaliteit binnen SAP S/4HANA. Deze transformatie resulteerde in aanzienlijke kostenbesparingen, verbeterde dataintegriteit en een betere naleving van veranderende wet- en regelgeving.
Speak to an SAP expert today
Executive Summary
Partneren voor Succes: Een GRC-transformatie met AG
In het continu veranderende energielandschap, waar veiligheid en efficiënte processen essentieel zijn, zijn gestroomlijnde workflows cruciaal voor succes. Deze case study laat zien hoe een toonaangevend energiebedrijf in transitie samenwerkte met AG, een vooraanstaande SAP Gold Partner, om deze doelen te bereiken door embedded GRC te implementeren binnen hun SAP S/4HANA-systeem. Met hoofdkantoor in Schotland is onze klant een belangrijke speler op de Europese gasmarkt. Het bedrijf opereert op twintig olie- en gasvelden en telt ongeveer 700 medewerkers, waarbij operationele uitmuntendheid centraal staat. Hun kernfocus ligt op het voltooien van gasproductie, het overgaan van activa naar ontmanteling, en het verkennen van innovatieve oplossingen zoals carbon capture and storage.
De klant stond voor de uitdaging om robuuste beveiliging en gestroomlijnde processen te behouden, terwijl complexe standalone GRC-systemen werden beheerd. Deze legacy-systemen waren kostbaar in onderhoud en beperkten het vermogen van het bedrijf om zich aan te passen aan veranderende regelgeving en zakelijke behoeften. Ons voorstel betrof een strategische migratie naar embedded GRC binnen het SAP S/4HANA-systeem van de klant. Deze innovatieve oplossing was gericht op het vereenvoudigen van GRC-processen, het verlagen van kosten en het verbeteren van de algehele beveiliging.
AG volgde een gefaseerde implementatieaanpak, waarbij eerst de kernfunctionaliteiten werden geïmplementeerd en daarna aanvullende functies geleidelijk werden geïntegreerd. Het projectteam zette hun diepgaande technische expertise en sterke projectmanagementvaardigheden in om een soepele overgang te garanderen, en dat alles binnen slechts 16 weken.
The Challenges
- Effectief gebruik: Onze klant gebruikte een standalone GRC-systeem naast het bestaande S/4HANA-landschap en was op zoek naar een effectieve benutting van SAP.
- Legacy-systemen: De klant had te maken met hoge onderhoudskosten en een hoog totaal eigendomskosten (TCO) van hun standalone GRC-systeem, dat niet geïntegreerd was met SAP S/4HANA.
- Regelgeving en compliance: Veranderende wettelijke vereisten maakten een meer geïntegreerde en efficiënte aanpak van GRC (Governance, Risk en Compliance) noodzakelijk.
- Complexe migratie: De toevoeging van extra functionaliteiten om de GRC-rollen tijdens het project te herontwerpen, verhoogde de complexiteit van het proces. Dit vereiste dat AG de projectomvang aanpaste, de configuratie wijzigde en data migreerde om aan de verwachtingen van de klant te voldoen.
Een proactieve aanpak om beveiliging toekomstbestendig te maken
Met de aankondiging van de roadmap voor SAP GRC Access Control beschikte dit energiebedrijf over standalone GRC-systemen en was een migratie naar de embedded oplossing binnen S/4HANA noodzakelijk om de toegangscontrolefunctionaliteit te behouden en de infrastructuurkosten te verlagen. AG speelde proactief in op deze verandering en implementeerde embedded GRC voor een meer gestroomlijnde en veilige toekomst.
Traditionele standalone GRC-systemen kunnen, hoewel effectief, datasilo’s creëren en de complexiteit vergroten. Hierdoor kan het moeilijker worden om realtime inzicht te krijgen in potentiële risico’s en compliancevraagstukken. Onze klant gebruikte eerder een standalone GRC-systeem om risico’s en compliance binnen het SAP-landschap, geïntegreerd met S/4HANA, te beheren. Door hun drie-systemenlandschap hadden zij te maken met hoge maandelijkse onderhoudskosten. AG zag de mogelijkheid om embedded GRC-functionaliteiten binnen S/4HANA te benutten voor meer efficiëntie en kostenreductie.
Transforming Efficiency
Efficiëntieverbeteringen
Kostenbesparing
Efficiëntiewinst
Compliance
De oplossing
- Beoordeling en planning: AG voerde een grondige evaluatie uit van het bestaande GRC-landschap en identificeerde inefficiënties en mogelijkheden voor verbetering. Om afwijkingen te minimaliseren, werd een gedetailleerd projectplan opgesteld.
- Diepgaande analyse en planning: Er werd een uitgebreide analyse uitgevoerd van de bestaande (as-is) en toekomstige (to-be) landschappen, inclusief systeemdimensionering, beoordeling van technische gebruikers en configuratie van workflows.
- Gefaseerde implementatie: Het project volgde een stapsgewijze aanpak, waarbij eerst de kernfunctionaliteiten werden gemigreerd en later extra functies werden toegevoegd, zodat de overgang soepel verliep.
- Ontwerp en voorbereiding: Het team van AG gebruikte hun expertise in SAP GRC en SAP S/4HANA om technische uitdagingen aan te pakken en een succesvolle migratie te waarborgen.
- Uitbreidbaar resourcebeheer: AG speelde in op de beschikbare middelen door gebruik te maken van de bestaande kennis van het team en effectief samen te werken om uitdagingen te overwinnen.
- Herontwerp van GRC-rollen: Het team van AG vereenvoudigde de rolstructuur, waarbij het aantal rollen werd teruggebracht van 80 naar 15, waardoor toegang werd gestroomlijnd en de beveiliging verbeterd.
- Testen, training en livegang AG hanteerde een gestandaardiseerde testaanpak, inclusief unit testing, integratietests en user acceptance testing (UAT). Om een succesvolle livegang te waarborgen, verzorgde het team praktijkgerichte trainingen voor gebruikers en stelde uitgebreide gebruikershandleidingen op om het gebruik van Embedded GRC in S/4HANA te ondersteunen.
AG’s aanpak voor een soepele migratie
De agile projectmanagementaanpak van AG, gecombineerd met diepgaande SAP-expertise, zorgde ervoor dat de GRC-migratie op tijd en binnen budget werd voltooid. Regelmatige updates, gefaseerde migraties en praktijkgerichte gebruikersopleidingen waren essentiële onderdelen van de soepele overgang. Een grondige beoordeling van het bestaande GRC-landschap, inclusief systeembedrijfsomvang, gebruikersbehoeften en workflowconfiguratie, schetste duidelijk de projectomvang. AG stelde een gedetailleerd projectplan op met regelmatige bijeenkomsten om verstoringen te minimaliseren en de afstemming met stakeholders te waarborgen.
Naast technische expertise toonde AG ook flexibiliteit in het beheer van middelen. Potentiële beperkingen in beschikbaar personeel werden succesvol aangepakt door gebruik te maken van bestaande kennis binnen het team en door een samenwerkingsgerichte omgeving te stimuleren. Bovendien werd de projectomvang uitgebreid om een herontwerp van GRC-rollen op te nemen, wat het toegangsbeheer aanzienlijk vereenvoudigde door het aantal rollen te reduceren van 80 naar 15. Ten slotte werd een gestandaardiseerde testaanpak toegepast, inclusief unit testing, integratietests en user acceptance testing (UAT), om de kwaliteit en functionaliteit van het gemigreerde systeem te waarborgen.
AG's Lift-and-Shift Migration Strategy
AG's lift-and-shift migration strategy involves transferring the core system components – configurations and workflows to the new SAP S/4HANA environment. Essentially, the existing system is "lifted" and "shifted" to a new infrastructure, minimising modifications to the application itself.
AG's team of technical experts tackled several challenges by building a global security framework for roles within Governance, Risk Management, and Compliance (GRC) directly within their SAP S/4HANA system. This streamlined approach standardised business processes, automated access and role management, ensured ongoing compliance with regulations in place and ultimately bolstered data security across business operations.
The Results
- Efficient Migration Planning: Developed a comprehensive 16-week migration plan, ensuring a smooth transition and thorough testing procedures.
- Cost Savings: Eliminated the infrastructure costs associated with the legacy system saving approximately 50% annually.
- Optimised Landscape: Successfully merged GRC functionalities into S/4HANA, streamlining the IT infrastructure to utilise the latest functionalities.
- Role Redesign in SAP: Redesigned the outdated GRC roles within the S/4HANA system for better access control, future upgrades and enhancements for evolving business needs.
- Efficiency Gains: Streamlined GRC management led to 50% reduction in process time for risk assessments.
- Enhanced Functionality and Compliance: Migrated Access Risk Analysis (ARA) and Emergency Access Management (EAM) functionalities to SAP S/4HANA & BW to maintain 100% compliance with new regulations.
16-Week Plan for Smooth Migration
AG, as an SAP Gold Partner, implemented its Lift-and-Shift migration strategy to ensure a seamless transition from the standalone GRC system to embedded GRC within S/4HANA; AG meticulously developed an agile 16-week migration plan. The detailed roadmap outlined each stage of the process, minimising disruptions to our client’s day-to-day operations. The plan prioritised migrating core functionalities, followed by a phased integration of additional features. This approach allowed for thorough testing procedures at each stage, mitigating risks and guaranteeing a smooth transition in the planned time. By adhering to this well-defined plan, AG ensured the project's success within the designated timeframe.
The successful migration of the client's SAP GRC system to an embedded S/4HANA environment showcases AG's ability to deliver SAP projects with precision and efficiency. Through close collaboration and a deep understanding of the client's specific needs, we delivered a solution within a tight timeframe that met all project objectives, including improved integration, increased efficiency, and cost savings. This successful project demonstrates AG's commitment to client satisfaction and reinforces our position as a trusted partner for similar undertakings.
Contact us today...